LUKU 2 – AMMATTIMAINEN TOIMINTA

KÄÄNNÖSPROSESSIN VAIHEET

Käännöstoimeksiannon prosessi voi vaihdella tapaus- ja asiakaskohtaisesti ja omasta työtavastakin riippuen, mutta tyypillisesti se voi sisältää esimerkiksi jäljempänä mainitut vaiheet. Hinnan tulee kattaa kaikkiin vaiheisiin kuluva aika – muista budjetoida aikaan myös ne vaiheet, jotka tapahtuvat ennen ja jälkeen varsinaista kääntämistä. Jo pelkkä toimeksiannon aloittaminen aiheuttaa kustannuksia, koska ennen työn aloittamista on neuvoteltu monesta asiasta eli käytetty aikaa.

Käännöspalveluprosessi saattaa kulkea vaikkapa seuraavalla tavalla. 

  1. Asiakas ottaa yhteyttä ja tiedustelee käännöspalvelua. Pyydät häneltä lisätietoja ja teet sen perusteella tarjouksen. Saatat vaikkapa ehdottaa hieman toivottua pidempää toimitusaikaa. 
  2. Neuvottelette asiakkaan kanssa tästä ja muista työn ehdoista (hinnasta, työkaluista, toimitusmuodosta yms.) ja pääsette loppujen lopuksi yhteisymmärrykseen. 
  3. Sovit asiakkaan kanssa työn yksityiskohdista. Usein tämä tapahtuu sähköpostitse tai puhelimitse. Huolehdi kuitenkin siitä, että työn ehdot ovat kirjallisessa muodossa ja vahvistettuina joko sähköpostiviestissä, tilausvahvistuksessa tai sopimuksessa.
  4. Asiakkaalta saatu PDF on suojattu, etkä pääsekään teksteihin käsiksi, kun yrität saada niitä käsiteltävään muotoon. Lopulta saat asiakkaalta uuden tiedoston ja pääset töihin. Kannattaa tarkistaa heti, että tiedostot ovat oikeat ja että ne toimivat. Järjestä työtiedostot omalle koneellesi asiakas- ja työkohtaisiin kansioihin, jolloin löydät aina nopeasti tiettyyn työhön kuuluvat materiaalit ja voit palata niihin tarvittaessa myös myöhemmin.
  5. Teet ensimmäisen käännösversion eli raakakäännöksen. Siinä on useita selvittelyä vaativia termejä, joiden kanssa painit seuraavaksi. Selvitys vaatii aikaa, mutta lopulta saat melkein kaikki kimurantit kohdat selville. Yhdestä kohdasta et ole varma, joten joudut varmistamaan sen asiakkaalta: ”Huomaan, että termistä X käytetään suomeksi käännöstä Y ja Z. Kontekstin perusteella uskoisin, että kyseessä on tässä Z, oletko samaa mieltä?”
  6. Jatkat käännöksen työstämistä: sujuvoitat ilmaisuja ja lisäät puuttuneet termit. Kamppailet hetken myös taulukon kanssa. Odottelet hetken asiakkaan vastausta, mutta sitä ei kuulu. 
  7. Lopulta joudut lähettämään tekstin kielentarkastajalle, jolta olet etukäteen varannut ajan tekstisi tarkistamiseen.
  8. Nyt sinulla on hetki aikaa tehdä jotain muuta. 
  9. Kun kielentarkastaja palauttaa tekstin, käyt ripeästi muutosten kimppuun. Useimmat niistä ovat hyviä, mutta parista monitulkintaisesta kohdasta joudut keskustelemaan. Kun nekin on selvitetty, on aika lukea teksti vielä kerran läpi, tarvittaessa päivittää käännösmuisti, tallentaa tiedosto oikeassa muodossa, tarkistaa asettelut, tuplavälilyönnit ja ajaa teksti vielä kerran oikoluvun läpi. Tämän jälkeen se on valmis palautettavaksi.
  10. Kun palautat tekstin, muistutat asiakasta aiemmasta kysymyksestäsi: “Tiedustelin aiemmin termiä X. Ratkaisin asian niin, että käytin siitä käännöstä Z, mutta palaathan asiaan, jos olet tästä eri mieltä. Liitteenä käännös, vahvistathan, että se tuli perille. Kiitos!
  11. Asiakas kuittaakin käännöksen saapumisen hyvin nopeasti ja pahoittelee, että ei ehtinyt palata termikyselyysi. Itse asiassa ammattisanastossa käytetäänkin siitä käännöstä Y, jonka asiakas pyytää vielä vaihtamaan tekstiin. Lisäksi asiakas kysyy toisesta kohdasta: hän haluaisi tietää, onko siinä kaikki kunnossa.
  12. Kuittaat asiakkaalle välittömästi saaneesi hänen viestinsä ja kerrot, että palaat muutoksiin hetken kuluttua. Vaihdat tekstiin oikean termin ja tarkistat, että se ei esiinny missään muualla käännöksessä. Jos, niin vaihdat myös ne. Lisäksi laadit asiakkaalle lyhyen selvityksen toisesta kohdasta, miksi se on käännetty tietyllä tavalla. 
  13. Palautat päivitetyn tiedoston ja pyydät taas asiakasta vahvistamaan, että se tuli perille. Kiität vielä kerran hyvästä yhteistyöstä.
  14. Asiakas on tyytyväinen selvitykseesi ja kuittaa tiedoston saapuneen. Hän kiittää myös hyvästä yhteistyöstä ja toivottaa mukavaa viikon jatkoa. 
  15. Alat kirjoittaa laskua. Tarvitset siihen asiakkaan tiedot, työn tiedot ja asiakkaan viitenumeron yms. Naputtelet kaikki paikoilleen ja lähetät laskun sähköisessä muodossa. Jäät odottelemaan maksusuoritusta.
  16. Jos suoritus saapuu ajallaan, kaikki on hyvin. Voit olla tyytyväinen hyvin menneeseen projektiin. Jos suoritus viivästyy, joudut ensin odottelemaan sitä ja sitten kysyt asiakkaalta ystävällisesti, onkohan kaikki hyvin, kun suoritusta ei ole kuulunut. Asiakas vastaa nopeasti ja pahoittelee, että ei ollut ehtinyt ulkomaanmatkan vuoksi kuitata laskua eteenpäin. Hän lupaa tehdä sen pikimmiten ja tekeekin. Suoritus saapuu tilillesi, joten voit olla tyytyväinen.
  17. Kuun lopussa toimitat työstä laskun ja muut mahdolliset tositteet kirjanpitäjällesi. Hän tiliöi sen ja ilmoittaa sinulle maksettavat arvonlisäverot. Hoidat vielä arvonlisäveron maksuun ja sen jälkeen kaikki on lopulta kunnossa. Tarkistat vielä, että asiakkaan materiaalit ja tilausvahvistus yms. tiedot löytyvät tarvittaessa myöhemmin tiedoistasi, jotta yhteistyö sujuu jatkossakin mukavasti.