LUKU 3 – BRÄNDI JA MAINE

AJANHALLINTA

Vaikka oletkin riippuvainen asiakkaiden aikatauluista, muista myös varata tietoisesti aikaa lepäämiseen ja lomien pitämiseen!

Lomat ja muut vapaat kannattaa budjetoida valmiiksi. Tavallinen laskentatapa on, että vuodesta kymmenenä kuukautena tulee liikevaihtoa ja loput kaksi kuukautta ovat lomaa, hiljaista aikaa tai muuta vastaavaa. Sen paremmin työaikoihin kuin lomailuunkaan ei voi antaa yleispäteviä ohjeita – yhdelle sopii yksi ja toiselle toinen elämäntilanteen, perhetilanteen, vuorokausirytmin ja muiden vastaavien vuoksi. Suunnitelmallisuus kuitenkin auttaa, sillä tällöin pystyt kertomaan asiakkaillesi lomistasi ja vapaapäivistäsi etukäteen.

Työtä voi tehdä ja jaksottaa monella tavalla, mutta jokainen sähköpostiviesti ja someilmoituksen kilahdus katkaisevat ajatuksen. Jos työ vaatii keskittymistä, kannattaa sulkea sähköposti ja vaientaa some esimerkiksi kolmeksi vartiksi ja käydä sen jälkeen postit läpi. Jos sähköpostia tulee harvakseltaan, voit katsoa postit vaikka vain parikin kertaa päivässä. Tiedät itse, kuinka tiiviisti sähköpostia on seurattava.

Määritä itsellesi työajat, jolloin olet tavoitettavissa ja kerro ne asiakkaillesi. Lue ja vastaa sähköpostiin vain näinä aikoina. Jos työaikasi on maanantaista perjantaihin kello 9–17, sinun ei tarvitse lukea sähköpostia muina aikoina – myöskään viikonloppuisin.

Ennakoi myös tulevien viikkojen töitä. Jos tiedät olevasi tiistaina seminaarissa, jätä tiistai tyhjäksi tai tee tiistain työt maanantaina. Jos lähdet arkena risteilylle, voit paikata tekemällä töitä viikonloppuna. Yrittäjän vapautta järjestää aikataulunsa kannattaa hyödyntää itselle sopivalla tavalla – mutta asiakkaan ei siitä tarvitse tietää eikä asiakas saa siitä kärsiä.

Muista erottaa oma ajanhallintasi asiakkaan ajanhallinnasta. Jos käyt päivällä jumpassa ja teet illalla töitä, et voi veloittaa asiakkaalta iltatyölisää. Mutta jos asiakas kysyy iltapäivällä, saako huomiseksi viisi sivua tekstiä, voit aivan hyvin veloittaa iltalisää. Sanot, että ehdit kyllä tehdä, mutta valitettavasti joudut päivällä tekemään aiemmin tilattuja töitä ja siksi työ pitää tehdä illalla. Muista kuitenkin myös, että kiirelisä ei sovi kaikkiin töihin. Jos asiakas kysyy viikkoa aiemmin, ehditkö ensi viikon perjantain aikana kääntää viisi sivua, jotka saat aamulla klo 9, ei kiirelisää oikein voi veloittaa.

Joskus deadline on todellakin absoluuttinen ja sen jälkeen valmistuva loistavakin käännös on arvoton. Jos esimerkiksi pörssi avautuu klo 9.00 ja tiedotteen on oltava silloin julkinen, klo 9.05 toimitettu käännös on auttamatta myöhässä. Jos tarjouskilpailu menee umpeen klo 24.00, asiakirjojen on oltava asiakkaalla ennen sitä. Asiakkaalle voi koitua käännöksen myöhästymisestä sanktioita tai tappioita, jolloin kääntäjälle voi syntyä korvausvastuu.

Ajanhallinta on myös kannattavuustekijä. Väsyneenä työskentelee hitaammin ja tekee enemmän virheitä  eli tuottavuus kärsii. Jos on myynyt raakakäännöksen ja jääkin hiomaan sitä, toimeksianto ei välttämättä enää ole kannattava. Jos on jo 95-prosenttisen tyytyväinen tekstiin, voi miettiä paljonko aikaa menisi prosenttia parempaan käännökseen. Onko se kannattava ja merkittävä lisäys laatuun? Joskus oma pää on jo turtunut tekstiin ja on järkevintä tilata kollegalta tekstintarkistuskierros.